- Un event manager indépendant jongle en moyenne avec 5 à 7 outils déconnectés pour piloter un seul événement — le Starter EVORA en remplace la majorité pour 29€/mois.
- Le premier niveau couvre jusqu’à 3 événements actifs et 200 invités par événement : suffisant pour 80% des projets de freelances et petites structures.
- Cet article détaille ce que vous pouvez faire concrètement, les 4 limites à connaître avant de payer, et les déclencheurs d’upgrade objectifs.
Lundi matin, brief client. Une PME de Douala vous confie le lancement produit de sa nouvelle gamme cosmétique : 150 invités, presse locale, deux animations. Vous ouvrez votre event management software improvisé — un tableur pour les invités, un autre pour le budget, WhatsApp pour l’équipe, et Gmail pour tout le reste. À 16h, vous ne savez déjà plus qui a confirmé. Cette dispersion coûte cher : temps, crédibilité, marge. Le plan Starter d’EVORA, à 29€ par mois, vise précisément ce chaos quotidien des freelances et petites agences. Mais avant de sortir la carte, une question mérite une réponse nette : que permet réellement ce premier niveau, et où s’arrête-t-il ? Ce guide répond sans langue de bois, features par features, limites comprises.
Ce que le plan Starter EVORA inclut concrètement
Le premier niveau n’est pas une version bridée décorative : il centralise le socle opérationnel d’un événement. Selon l’Eventbrite Event Industry Trends, 67% des organisateurs indépendants citent la fragmentation des outils comme leur premier frein à la productivité. Le Starter attaque ce problème frontalement en regroupant l’essentiel dans une interface unique.
Gestion des invités et billetterie de base
Vous créez et gérez jusqu’à 3 événements actifs simultanément, avec un plafond de 200 invités par événement. Concrètement, vous disposez de :
- Une base invités centralisée avec statuts de confirmation en temps réel (invité / relancé / confirmé / présent)
- Des formulaires d’inscription personnalisables avec votre logo et vos couleurs
- Un système de billetterie simple (billets gratuits ou payants, un seul tarif par événement)
- Le check-in par QR code depuis un smartphone le jour J
Pour le lancement cosmétique de notre exemple, ce périmètre suffit largement : 150 invités, un formulaire brandé, un émargement digital qui remplace la feuille papier qu’on perd toujours à l’entrée.
Communication et tableau de bord
Le Starter inclut l’envoi d’e-mails transactionnels : invitations, rappels automatiques J-7 et J-1, confirmations. Le tableau de bord agrège vos indicateurs clés — taux de réponse, taux de présence prévisionnel, remplissage. HubSpot rapporte dans son State of Marketing que les e-mails de rappel automatisés augmentent le taux de présence effectif de 22% en moyenne. Sur un événement à 150 invités, cela représente une trentaine de participants supplémentaires — la différence entre une salle animée et une salle à moitié vide face au client.
Les limites du premier niveau : ce qu’il faut savoir avant de payer
Un guide honnête nomme les plafonds. Le Starter est conçu pour un volume et une complexité précis ; le dépasser génère de la frustration plus vite qu’on ne le croit. Voici les quatre limites structurantes.
Volumétrie et fonctionnalités avancées absentes
- 3 événements actifs maximum : une agence qui enchaîne quatre projets en parallèle sur un trimestre chargé sera bloquée.
- 200 invités par événement : au-delà, le plan supérieur devient obligatoire.
- Un seul utilisateur : pas de collaboration multi-comptes. Votre stagiaire ou votre partenaire freelance ne peut pas accéder au même espace.
- Pas de tarification multi-billets, pas d’application mobile dédiée participants, pas d’intégrations CRM avancées, ni de reporting exportable détaillé.
Le MPI FutureWatch souligne que la gestion collaborative devient critique dès qu’une structure dépasse deux personnes impliquées sur un même événement. Le Starter n’est donc pas fait pour une équipe : il est fait pour un solo ou un duo très cadré. C’est un choix assumé, pas un défaut — à condition de le savoir avant de s’engager.
Photo : Lukas Blazek / Pexels
Cas d’usage idéaux et signaux d’upgrade
Le bon plan n’est pas le plus complet, c’est celui qui colle à votre réalité opérationnelle. Le Starter excelle dans des configurations bien identifiées.
Pour qui le Starter est taillé sur-mesure
Ce niveau vise le freelance qui gère un à trois événements par mois et la micro-agence qui démarre. Prenez le cas d’une consultante en communication basée à Yaoundé qui organise des ateliers de formation mensuels pour des cabinets partenaires : 40 à 80 participants, un formulaire d’inscription, des rappels, un émargement digital. Le Starter couvre 100% de son besoin pour 29€ — soit le prix d’une seule impression de badges papier sur un événement classique.
Autre profil : un collectif d’entrepreneurs qui monte des afterworks networking à Abidjan, comme le font régulièrement les communautés autour d’écosystèmes tels que MTN ou les incubateurs locaux. Trois soirées trimestrielles, jauge de 150 personnes, billetterie gratuite avec inscription obligatoire. Le Nielsen Consumer & Media View Africa confirme que ces formats d’engagement direct progressent fortement dans les métropoles subsahariennes, portés par des marques cherchant la proximité communautaire. Le Starter absorbe ce rythme sans surcoût.
Les déclencheurs d’upgrade objectifs
Passez au niveau supérieur dès qu’un de ces signaux apparaît :
- Vous refusez ou reportez un 4e événement faute de slot disponible — le manque à gagner dépasse alors le coût de l’upgrade.
- Vos jauges franchissent régulièrement les 200 invités : signe que vos clients montent en gamme.
- Vous embauchez ou collaborez : dès qu’une seconde personne doit accéder à l’espace, le mono-utilisateur devient un goulot d’étranglement.
- Un client grand compte exige un reporting détaillé exportable : Orange, Total ou une banque régionale ne se contentent pas d’un tableau de bord visuel, ils veulent des données consolidées.
La règle simple : tant que le Starter ne vous fait perdre ni un contrat, ni une nuit de sommeil, gardez-le. Le jour où il vous coûte une opportunité, l’upgrade se rentabilise en un seul événement.
Le plan Starter à 29€ est-il facturé par événement ou par mois ?
C’est un abonnement mensuel de 29€, pas un tarif à l’événement. Vous pouvez gérer jusqu’à 3 événements actifs simultanément pour ce prix, quel que soit leur volume dans la limite des 200 invités chacun. Concrètement, si vous organisez trois ateliers dans le mois, votre coût unitaire tombe à moins de 10€ par événement — imbattable face au coût d’outils séparés (billetterie, e-mailing, tableur collaboratif). L’engagement est mensuel, résiliable, ce qui convient aux freelances à l’activité saisonnière. Beaucoup s’abonnent uniquement sur les mois de forte activité événementielle et suspendent en creux d’agenda.
Puis-je encaisser des paiements de billetterie avec le Starter ?
Oui, le Starter inclut une billetterie simple avec un tarif unique par événement, gratuit ou payant. C’est suffisant pour un afterwork à participation ou un atelier à prix fixe. En revanche, si vous devez proposer plusieurs catégories de billets (early bird, VIP, tarif étudiant, tarif partenaire), il vous faudra le plan supérieur qui débloque la tarification multi-niveaux. Pour une consultante qui vend un atelier à 15 000 FCFA l’unité, le Starter fait parfaitement le travail. Pour une conférence avec grille tarifaire complexe et codes promo, visez directement le niveau au-dessus.
Est-ce adapté si je travaille avec un partenaire freelance sur mes projets ?
Le Starter est mono-utilisateur : un seul accès. Si vous collaborez ponctuellement, vous pouvez partager vos identifiants, mais ce n’est ni sécurisé ni traçable — vous ne saurez pas qui a modifié quoi. Dès que la collaboration devient régulière, c’est un signal d’upgrade clair. Le multi-utilisateur avec gestion des rôles fait partie des niveaux supérieurs. Notre conseil : commencez seul sur le Starter pour valider l’outil sur deux ou trois événements, puis basculez sur un plan collaboratif une fois votre binôme structuré. Vous éviterez de payer pour des sièges inutilisés au démarrage.
Le check-in par QR code fonctionne-t-il sans connexion internet stable ?
Question essentielle en contexte subsaharien, où la connectivité varie selon les salles. Le check-in QR code du Starter nécessite une connexion pour synchroniser les statuts en temps réel. Sur un site à réseau instable — hôtel en périphérie, salle sans wifi fiable — anticipez : activez un partage de connexion mobile dédié ou exportez votre liste d’invités en amont comme filet de sécurité. Pour les gros volumes en zone à connectivité faible, les plans supérieurs offrent un mode hors-ligne avec synchronisation différée. Sur un événement Starter classique de 150 personnes en centre-ville, un smartphone en 4G suffit amplement à fluidifier l’entrée.
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Sources
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